gugus kendali mutu

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

GKM adalah suatu sistim dalam manajemen usaha yang ditujukan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas dan mutu produksi, dalam rangka meningkatkan daya-saing produk yang dihasilkan. Sistim ini dilaksanakan melalui pemasyarakatan cara pandang, cara analisa dan diagnosa dan solusi sesuatu masalah (inefisiensi, produktivitas rendah dan rendahnya mutu pekerjaan/produk) di lingkungan kerja seluruh jajaran SDM perusahaan, sehingga dapat membentuk kebiasaan (habit) yang diterapkan dalam etos kerja dan budaya produksi kompetitif.
Fungsi dan kegunaan GKM adalah (1) Penerapan/pentradisian GKM di lingkungan perusahaan IKM akan ikut mempercepat sosialisasi budaya produksi kompetitif melalui praktek nyata dalam kehidupan perusahaan sehari-hari, sehingga hasilnya akan jauh lebih efektif daripada sistim ceramah teori yang sering terkendala oleh daya-serap peserta dari kalangan IKM dan (2) Apabila pemasyarakatan GKM dapat diterapkan semakin meluas di kalangan IKM, hal ini akan berdampak positif bagi kemajuan dan pertumbuhan IKM terutama oleh faktor pendorong knowledge-based.
Maksud pelatihan GKM adalah untuk menghasilkan suatu konsep baru untuk meningkatkan mutu dan dan produktivitas kerja industri/jasa.
Tujuan penerapan GKM, antara lain untuk : 1. Peningkatan mutu dan peningkatan nilai tambah. 2. Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya 3. Peningkatan kemampuan penyelesaian pekerjaan sesuai target 4. Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku 5. Peningkatan hubungan yang secara antara atasan dan bawahan. 6. Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja 7. Peningkatan kepuasan kerja.
8. Pengembangan tim (Gugus Kendali Mutu)

2.1 PENGERTIAN GKM
Upaya untuk meningkatkan mutu dan produktivitas serta kinerja suatu satuan kerja baik dunia usaha maupun birokrasi perlu dilaksanakan terus menerus sedemikian sehingga dapat berfungsi dan mencapai tujuannya secara optimal.
Sejak dahulu, terutama di Eropa dan Amerika Serikat dikembangkan konsep manajemen dan organisasi yang bertujuan meningkatkan kinerja organisasi. Antara lain dapat dikemukakan adalah konsep Max Weber tentang Birokrasi, Konsep Taylor tentang Manajemen ilmiah, Fayol dengan 14 prinsip-prinsip, serta konsep perilaku manusia yang mengutamakan motivasi
Konsep serta prinsip organisasi dan manajemen ini, telah mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi baik pada perusahaan, pemerintahan dan organisasi social.
Total Quality Control (Pengendalian Mutu Terpadu) diprakarsai oleh Dr. J.M. Juran dan Dr. E.W. deming dan dikembangkan di Jepang oleh Kaoru Ishitawa dengan menerapkan Quality Control Circle (QCC) atau gugus Kendali Mutu (GKM). GKM adalah salah satu konsep baru untuk meningkatkan mutu dan produktivitas kerja industri/jasa. Terbukti bahwa salah satu factor keberhasilan industrialisasi di Jepang adalah penerapan GKM secara efektif. Karena keberhasilan ini, sejumlah negara industri maju dan sedang berkembang termasuk Indonesia, menerapkan GKM diperusahaan-perusahaan industri guna meningkatkan mutu, produktivitas dan daya saing.
GKM adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dar 3 – 8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah. GKM merupakan bagian integral dari PMT dalam suatu organisasi.
Tujuan GKM ini adalah untuk mendayagunakan seluruh aset yang dimiliki perusahaan / instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dalam arti luas. Objek perbaikan (tema) GKM sangat luas meliputi bahan, proses, produk, lingkungan dan lain-lain. Tema perbaikan / objek dapat berasal dari anggota gugus, fasilitator, ketua GKM atau pimpinan perusahaan / organisasi.
Penerapan GKM secara konsisten pada perusahaan akan sangat bermanfaat bagi semua pihak, antara lain :
- Perbaikan mutu dan peningkatan nilai tambah
- Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya
- Peningkatan kemampuan menyelesaikan pekerjaan sesuai target
- Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku
- Peningkatan hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan
- Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja
- Peningkatan kepuasan kerja
- Pengembangan tim (gugus kendali mutu



2.2. SARANA PENGENDALIAN MUTU
Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian mutu, GKM memutar roda Deming (PDCA) dan melakukan 8 langkah dan 7 alat secara berkesinambungan yaitu :
a. Delapan langkah
Delapan Langkah yang digunakan meliputi :
P berarti “Planning” (perencanaan) meliputi 4 langkah yaitu :
L1 : Menentukan pokok masalah
L2 : Membahas penyebab
L3 : Menguji Penyebab
L4 : Menyusun rencana penanggulangan
D berarti “Do” (pelaksanaan) meliputi 1 langkah yaitu :
L5 : Pelaksanaan penanggulangan
C berarti “Check” (meneliti hasil) meliputi 1 langkah yaitu :
L6 : Meneliti hasil
A berarti “Action” (tindakan) meliputi 2 langkah yaitu :
L7 : Standarisasi
L8 : Langkah berikutnya
b. Tujuh Alat
Tujuh alat yang digunakan meliputi :
1) Check Sheet aatau Lembar Pengumpul Data
Check Sheet adalah merupakan alat yang mutlak diperlukan bagi mereka yang melaksanakan penelitian dan pengendalian kualitas atau kuantitas barang ataupun jasa. Karena dari data yang didapat /dikumpulkan dapat mengambil suatu gambaran, kesimpulan ataupun keputusan yang akurat. Tanpa mempunyai data membuat pengambilan kesimpulan/keputusan ataupun rencana tindakan hanya berdasarkan kira-kira saja, sehingga bukan suatu yang mustahil akhirnya kesimpulan/keputusan akan jauh dari yang diharapkan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara lain :
- Sasarannya harus jelas
- Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran
- Dapat diisi dengan mudah dan cepat
- Dapat disimpulkan dengan cepat



Secara umum Check Sheet dibagi dalam 3 jenis dengan fungsinya masing-masing :
a) Check Sheet
Suatu lembaran yang berisi bahan-bahan keterangan yang telah ditentukan sasaran/keperluannya dengan kolom jumlah/ukuran barang atau kegiatan yang diperiksa dengan penentuan waktu yang teratur ataupun bebas.
Fungsi Check Sheet :
- untuk menghitung jumlah produksi/jasa yang dihasilkan
- untuk menghitung kerusakan/kesalahan produk yang dibuat
- untuk mengukur bentuk (panjang/volume hasil produksi)
- untuk mengukur keadaan/kondisi alat/hasil produksi
- untuk mengukur waktu proses pekerjaan

b) Check List
Suatu lembaran yang berisi bahan-bahan keterangan yang telah ditentukan sasaran/keperluannya, kegiatan yang dicocokkan keberadaanya/jumlahnya dengan penentuan waktu yang tertentuFungsi Check List :
- untuk mencocokkan ukuran hasil produksi dengan standar
- untuk mencocokkan jumlah pengiriman dengan pesanan
- untuk mencocokkan barang dengan jumlah yang dibawa/dikirim
- untuk mengontrol jenis barang yang dibeli.
c) Check drawing
Suatu lembaran yang berisi gambar barang yang telah ditentukan untuk diperiksa keadaannya dan setiap barang menggunakan lembar yang berbeda.
Fungsi Drawing :
- untuk menunjukkan posisi/lokasi kerusakan
- untuk mencocokkan posisi pemasangan bagian barang produksi
- untuk pengontrolan lokasi masalah yang akan/telah diselesaikan
Contoh Check Sheet :
No Jenis Cacat MI MII MIII MIV Jumlah Ket
1
2
3 Logo
Jahitan
Anyaman 6
20
8 8
25
8 6
30
12 5
20
12 25
95
40
Jumlah 34 41 48 37 160

2) Diagram Pareto
Diagram Pareto adalah kombinasi dua macam bentuk grafik yaitu grafik kolom dan grafik garis, berguna untuk :
- menunjukkan masalah utama/pokok masalah
- menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan
- menunjukkan perbadingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan

Langkah-langkah pembuatan Diagram Pareto
Langkah 1: Tentukan bagaimana data harus diklasifikasikan menurut pelaksanaan pekerjaan.
Langkah 2: Tentukan periode waktu yang diperlukan untuk mempelajari dan buat lembar isian (check sheet) yang mencakup periode waktu dari semua klasifikasi data yang mungkin, kemudian kumpulkan datanya.
Langkah 3: Untuk tiap kelompok hitunglah data untuk seluruh periode waktu dan catatlah jumlah totalnya
Langkah 4: Gambarlah sumbu horizontal dan vertical pada secarik kertas grafik. Bagilah sumbu horizontal ke dalam bagian yang sama, satu bagian untuk tiap kelompok. Skala sumbu vertical dibuat sedemikian rupa sehingga titik puncak sumbu vertical tersebut menggambarkan suatu jumlah yang sama dengan jumlah total dari semua kelompok.
Langkah 5: Gambar data ke dalam bentuk kolom. Mulailah dari sisi sebelah kiri dari grafik tersebut dengan kelompok yang semakin kecil. Bilamana ada kelompok yang disebut “lain-lain“ gambarkanlah kelompok itu pada bagian yang paling akhir setelah kelompok yang paling kecil
Langkah 6: Gambarlah garis komulatif. Mulailah dengan menggambar garis diagonal memotong kolom yang pertama, dengan dimulai dari dasar pada sudut kiri (titik nol). Dari bagian atas sudut kanan pada kolom pertama, lanjutkan garis ini ke arah yang baru dengan menggerakkannya kearah kanan yang jaraknya sama dengan tinggi kolom kedua, dari titik tersebut tariklah garis lurus untuk ruas berikutnya , teruskan ke arah kanan dengan jarak yang sama
dengan lebar kolom dan menuju ke atas dengan jarak yang sama dengan tingginya kolom ketiga. Ulangi terus sampai ujung sudut kanan paling atas dari grafik tercapai. Tingginya garis komulatif pada titik ini menggambarkan jumlah data yang telah dikumpulkan
Langkah 7: Buat sumbu vertical yang lain di sebelah kanan grafik, dan buat skala dari 0 – 100 %. Akhir dari garis komulatif adalah pada titik yang betuliskan 100%.
Langkah 8: Tambahkan keterangan pada diagram pareto tersebut. Jelaskan siapa yang telah mengumpulkan data tersebut , kapan dan dimana, serta tambahan informasi apa saja yang penting untuk mengidentifikasi data. Tuliskan tanggal pembuatan diagram pareto tersebut, nama anggota gugus yang bertanggung jawab atas persiapan diagram tersebut.
Contoh diagram pareto
Data pada Check Sheet dibuat Stratifikasi :
No Jenis Cacat Jumlah % % Komulatif
2 Jahitan 95 60 60
3 Anyaman 40 25 85
1 Logo 25 15 100
Jumlah 160 100

3) Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram) Disebut juga “ Grafik Tulang Ikan”, yaitu diagram yang menunjukkan sebab akibat yang berguna untuk mencari atau menganalisa sebab-sebab timbulnya masalah sehingga memudahkan cara mengatasinya.
Penggunaan Analisis Sebab Akibat :
- Untuk mengenal penyebab yang penting
- Untuk memahami semua akibat dan penyebab
- Untuk membandingkan prosedur kerja
- Untuk menemukan pemecahan yang tepat
- Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan
- Untuk mengembangakan proses


2.3 PERANGKAT GKM
Perangkat-perangkat GKM adalah Fasilitator, Ketua GKM, Anggota dan Pimpinan Organisasi. Setiap perangkat tersebut mempunyai tugas dan fungsi masing-masing sebagai berikut
a. Fasilitator
Fasilitator adalah seorang pembimbing dalam memecahkan persoalan/masalah yang dihadapi dan sekaligus meribah sikap mental para karyawan khususnya anggota GKM diperusahaan yang bersangkutan, agar para karyawan menyadari sepenuhnya bahwa seluruh karyawan wajib menjaga dan meningkatkan mutu produk dari perusahaannya.
Tugas utama yang harus dilakukan oleh seorang fasilitator adalah :
1) Memilih objek perusahaan industri/pedagang kecil untuk komoditi tertentu, kemudian membentuk dan membimbing GKM yang telah dipilihnya
2) Mengarahkan aktivitas GKM dalam berbagai tahap yaitu :
a) Permulaan
b) Latihan
c) Pengembangan
d) Pendewasaan
e) Penutupan
3) Membimbing GKM untuk mengadakan pertemuan kelompok secara periodic sekurang-kurangnya sekali dalam satu minggu guna mencari masalah pokok dan mencari pemecahan masalah tersebut hingga tuntas.
4) Memberikan cara-cara menetapkan judul/masalah, mencari penyebab (diagram tulang ikan), pemecahan masalah (8 langkah 7 alat), pembuatan risalah dan presentasi
5) Memberikan saran-saran pemecahan masalah apabila terjadi kemacetan
6) Mencari ide-ide


7) Melakukan evaluasi terhadap hasil GKM dalam rangka penyempurnaan/seleksi kelompok GKM, dan untuk melaksanakan tindak lanjut program selanjutnya.
8) Mengorganisir pertemuan-pertemuan informal
9) Mendampingi kelompok GKM selama mengikuti Konvensi.
10) Membuat laporan kegiatan GKM kepada Koordinator Fasilitator

Seorang Fasilitator adalah yang telah memperoleh pelatihan Fasilitator dan memiliki pengetahuan tentang pekerjaan dalam organisasi perusahaan industri/perusahaan dagang, antara lain :
1) Operasi dari perusahaan industri/dagang
2) Jasa produksi
3) Hubungan dengan penjualan/pembelian
4) Manajemen perusahaan

b. Ketua Gugus, dengan tugas :
1) Membuat rencana untuk pertemuan
2) Membangkitkan semangat kegiatan kelompok
3) Menyimpulkan
4) Menjaga kontinuitas kerja kelompok dengan cara memelihara koordinasi yang harmonis
5) Menyimpulkan hal apa yang harus dilakukan untuk pertemuan berikutnya
6) Bertanggung jawab atas catatan-catatan kegiatan kelompok yang dipimpinnya dengan menggunakan sebuah agenda (Recording & Filling) dan membuat segala sesuatunya menjadi jelas dengan menggunakan flip charts
7) Bekerja berdasarkan masalah para anggota dan kritik terhadap kelompok
8) Menjaga agar rapat-rapat berjalan dalam jalur (tata tertib) yang betul
9) Menjadi perantara utama (Key Link) antara kepentingan anggota kelompok dan atasan (manajemen).
10) Bertanggungjawab atas kekompakan kelompok.
11) Mengatur waktu secara baik serta memulai dan mengakhiri pertemuan tepat pada waktunya
12) Perlihatkan kesungguhan hati dan perhatian yang penuh terhadap proses kendali mutu
c. Anggota Gugus, dengan tugas :
1) Menghadiri semua pertemuan kelompok dan menyenangi pekerjaan
2) Mempelajari metoda statistik dalam rangka penerapan Delta (8 langkah dan 7 alat).
3) Hadir dalam setiap pertemuan tepat pada waktunya serta mengikuti peraturan tata tertib dan kebijaksanaan GKM
4) Berpartisipasi aktif dalam memecahkan masalah
5) Mempromosikan program GKM dan membantu menarik anggota baru masuk gugus

d. Pimpinan Organisasi
Peranan Pimpinan organisasi adalah sebagai pengarah yang meliputi kegiatan :
1) Memberi pengarahan kepada karyawan tentang manfaat GKM dan mempromosikan program GKM
2) Menentukan arah dan tujuan pembentukan GKM
3) Menyusun wadah organisasi dan menyiapkan sarana GKM
4) Memberikan petunjuk pelaksanaan GKM
5) Mendorong kegiatan-kegiatan GKM
6) Memilih dan mengangkat fasilitator
7) Memotivator seluruh kegiatan GKM
8) Menghadiri pertemuan dan meninjau secara tetap
9) Menjaga agar program tetap menarik dan menyenangkan bagi anggota gugus
10) Mendapatkan bahan latihan dan menambahkan bahan baru untuk mempertinggi pengetahuan/wawasan bagi para anggota GKM
11) Menilai dan memberikan hadiah dan penghargaan


2.4. PENERAPAN
a. Penerapan GKM adalah kegiatan untuk mengaplikasikan konsep PMT pada perusahaan industri kecil melalui GKM dengan segala aktivitasnya.

b. Kegiatan ini dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas usaha pada perusahaan yang termasuk criteria industri kecil dan menengah untuk menerapkan GKM, yang diutamakan industri sub kontrakting atau industri yang berorientasi ekspor.
c. Hasil yang ingin dicapai dengan kegiatan ini ialah terbentuknya GKM pada perusahaan industri kecil terutama pada perusahaan yang memproduksi komoditi prioritas.
d. Materi penerapan dititikberatkan pada penerapan konsep PMT melalui kelompok GKM.
e. Kelompok Sasaran
Yang menjadi kelompok sasaran dalam kegiatan ini adalah para karyawan/tenaga kerja perusahaan yang bersangkutan.
f. Metode yang digunakan dalam penerapan GKM adalah 8 (delapan) langkah dan 7 (tujuh) alat untuk menentukan obyek/masalah, analisa, perumusan langkah-langkah perbaikan sampai kepada kegiatan penyusunan risalah. Kegiatan ini dilaksanakan oleh personil Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan yang telah mendapatkan pendidikan sebagai fasilitator GKM.
g. Kegiatan ini dilaksanakan di dalam perusahaan IKM yang telah dipilih / diseleksi pada saat pemasyarakatan GKM.
h. Waktu pelaksanaan dimulai pada bulan Juni sampai dengan Oktober
i. Langkah-langkah penerapan GKM meliputi :
• Pembentukan GKM
• Bimbingan proses kegiatan gugus
• Pembuatan laporan gugus
• Pelatihan presentasi
j. Pembuatan risalah dilakukan setelah dilakukan pengujian standarisasi (L7) dan hasilnya baik (tetap).
k. Fasilitator membuat laporan pelaksanaan kegiatan penerapan GKM kepada koordinator GKM tingkat propinsi dan diteruskan ke BAPIK sesuai form-form yang telah dibakukan.